文件管理編碼原則的迷思與盲從

    在職場中常會口中ISO,嘴邊ISO的講這字串,觀念上它就是標準,也的確是如此!
其實它都是以ISO9000品質管理為基礎延伸之管理標準,而ISO正是這個組織的縮寫(國際化標準組織:International Organization for Standardization),當它再加上環保項目,就成了ISO14000;加入食品安全,就成了ISO22000;與醫療器材相關,就是ISO13485;其主要的綱要原則是一樣的,只是焦聚物不同.所以幾乎不會看到食品廠有ISO22000認證管理系統又會有ISO9000,因為ISO22000就包含ISO9000的核心,實無必要多花輔導認證的金錢!
在品質管理系統最重要的就是文件管理,如何管理好像很簡單,但實際瞭解且做好的單位是少之又少,大部份企業只當做應付營運需求的工具罷了!怎講呢? 其實僅要知道其文件管理編碼狀況,即可清楚看出在這品管系統下,輔導認證單位營利及企業執行盲從的兩方心態.
    文件管理簡要的分類,可為四階結構,常為一階手冊(精神口號);二階程序(準則);三階作業指導(方法);及四階-最底層的表單所構築的系統,其環環相扣.好的文管,可由其編碼窺之,它沒固定的標準,會因產業之差異,隨之調整與改變,但不變的是原則的掌握,這也是難的地方,因為企業都會運用ERP系統管理應收付及倉儲管理,但當系統已運行的狀況下,不是說改就改的,資訊的延續性及調整,當大資料庫時就會是件難過的事!
    所以不只是文件之管理,整個組織的編碼原則,牽動整個資料的串接與管理,這就是它的迷思. 怎麼解決呢?除了一開始就要搞好外? 不然就是要全部翻新了.
    話外題: 一定要分四階文件嗎? 其實不然,切忌只會COPY,當工司規模小是,程序書與指導書的分野就不用那麼清楚,但當組織規模龐大時,就不能這樣亂搞了,不然只會變成因管理而管理,間接人員會花很多時間在維護這貴森森的文件系統;另外亦可從編碼的方式來看管理者用不用心,ISO9000文件樣版中,一階會用QM;Quality Manual在當作縮寫,二階為QP;Quality Procedure,三階為WI;Work Instruction,四階為FM;Form為代表,我們可以延用這精神,但只照抄,其編碼原則又無辨識度時,只會被當做笑柄.